Achats groupés pour les organismes publics : guide pratique 

Lorsqu'un projet est urgent, que les effectifs sont limités ou qu'un contrat existant est sur le point d'expirer, le calendrier d'approvisionnement traditionnel constitue un problème en soi. Les achats coopératifs sont conçus pour répondre à ces situations : ils vous permettent de passer de « nous en avons besoin » à « c'est opérationnel » plus rapidement qu'avec les processus d'appel d'offres traditionnels, tout en respectant les exigences en matière d'approvisionnement.

Ce processus aide les villes, les départements, les collectivités locales, les districts scolaires et d'autres entités publiques à acquérir des biens, des services ou des technologies couramment utilisés grâce à des solutions commerciales éprouvées.

À quoi ressemble concrètement l'achat coopératif ? 

Les achats coopératifs désignent les opérations d'approvisionnement menées par un organisme public ou pour son compte, dans le but d'aider d'autres organismes publics à acquérir des biens et des services de manière plus efficace. 

Il s'agit d'un processus d'approvisionnement conforme et prêt à l'emploi qui permet de réduire les doublons au sein du secteur public. Au lieu que chaque ville, comté ou collectivité publique lance son propre appel d'offres pour des besoins similaires, une coopérative (telle que Sourcewell) se charge de l'appel d'offres concurrentiel et attribue des marchés auxquels d'autres organismes éligibles peuvent recourir. 

Cela élimine-t-il la concurrence ? Non. La concurrence s'exerce au niveau des coopératives par le biais d'un processus d'appel d'offres officiel. Les agences bénéficient de cette concurrence sans avoir à la reproduire de leur côté. 

La coopérative se charge d'abord des tâches les plus lourdes : 

• Procédure d'appel d'offres concurrentiel
• Évaluation des fournisseurs
• Procédure d'attribution des marchés et documentation

Par ailleurs, un contrat de coopération ne vous prive pas de votre pouvoir de décision. Vous continuez à choisir ce que vous souhaitez acheter et à suivre vos procédures d'achat locales (validations, bons de commande, formalités administratives internes). 

Cette approche peut s'avérer moins adaptée dans les cas suivants :

• Ce projet est très expérimental ou unique en son genre.
• Il est indispensable de définir en détail les exigences spécifiques avant de s'engager avec un fournisseur.
• La politique d'approvisionnement local exige expressément qu'un appel d'offres distinct soit lancé pour cet achat

De nombreuses agences ont recours aux achats coopératifs en complément des appels d'offres traditionnels, en choisissant l'approche la mieux adaptée à la portée, au calendrier et au profil de risque de chaque projet.

Ce que n'est pas l'achat coopératif

Les achats coopératifs ne constituent pas un raccourci permettant de contourner les règles ou les contrôles internes. Ils n'éliminent pas la nécessité de se conformer aux politiques locales en matière d'achats, d'obtenir les autorisations requises ou de consigner les décisions d'achat. 

Elle n'oblige pas non plus les organismes à travailler avec un fournisseur spécifique ni ne limite leur capacité à définir le périmètre des projets, les niveaux de service ou les exigences locales. Au contraire, les marchés publics coopératifs constituent un point de départ conforme, offrant aux organismes un moyen plus rapide d'accéder à des contrats attribués dans le cadre d'une mise en concurrence, tout en leur permettant de garder le contrôle sur le moment et la manière dont ces contrats sont utilisés — voire s'ils le sont.

Zoom sur le processus d'appel d'offres 

Un aspect important des achats groupés — souvent négligé — réside dans la structure concurrentielle qui les sous-tend. Les fournisseurs n'obtiennent ni ne conservent automatiquement l'accès aux contrats. Ils doivent mériter leur place.

Avec Sourcewell, par exemple, les accords avec les fournisseurs ne sont pas permanents. Les contrats arrivent à échéance et les fournisseurs doivent présenter une nouvelle candidature dans le cadre d’un appel d’offres concurrentiel pour obtenir un nouveau marché. Cela garantit que les prestataires retenus continuent de respecter des normes en constante évolution, restent compétitifs sur le marché et apportent une valeur ajoutée durable aux organismes publics.

Le processus d'appel d'offres de Sourcewell reprend de nombreux éléments propres aux appels d'offres traditionnels du secteur public. Les fournisseurs sont tenus de fournir des informations détaillées, notamment :

• Historique de l'entreprise et solidité financière
• Reconnaissance du secteur et succès commercial
• Références et témoignages
• Capacité à vendre, à mettre en œuvre et à fournir des services sur l'ensemble du territoire national
• Garanties et engagements en matière d'assistance
• Services à valeur ajoutée et facteurs de différenciation
• Normes de performance ou garanties
• Conditions de paiement et options de financement
• Structure tarifaire et capacités de livraison
• La diversité et l'étendue de la gamme d'équipements, de produits et de services proposés
• Éléments démontrant comment le fournisseur contribue à la croissance du secteur 

Vous avez ainsi la garantie que les fournisseurs sont compétents, fiables et prêts à répondre aux besoins des organismes publics à grande échelle. 

En bref : achats coopératifs ou appel d'offres ?

Utilisez ce guide rapide pour déterminer si un achat groupé ou un appel d'offres traditionnel constitue le meilleur point de départ pour votre projet.

Cette comparaison reflète les pratiques courantes en matière de passation de marchés observées au sein des organismes publics avec lesquels gtechna collabore. Elle est fournie à titre purement informatif et ne constitue en aucun cas un conseil juridique ou en matière de passation de marchés. Les organismes publics doivent toujours se référer à leur législation et à leurs politiques locales, ainsi qu’aux avis de leurs professionnels de la passation de marchés, pour déterminer la méthode d’achat appropriée.

Étude de cas : la ville de Medford a eu recours à des achats coopératifs pour moderniser la gestion et le contrôle du stationnement 

La ville de Medford a internalisé la gestion de ses parkings en seulement quatre mois, atteignant un taux de conformité de 95 % et générant 1,9 million de dollars de recettes. Les usagers peuvent désormais régler leurs permis et leurs contraventions en ligne, les équipes chargées du contrôle peuvent suivre l'activité en temps réel, et la ville dispose d'une vue d'ensemble claire du fonctionnement quotidien de son programme de stationnement.

La ville a pu mener ce projet à bien rapidement grâce à un achat groupé via Sourcewell. Plutôt que de lancer de toutes pièces un long processus d’appel d’offres, Medford a tiré parti d’un contrat de groupement d’achats existant pour collaborer avec des partenaires expérimentés et déployer des technologies modernes de gestion du stationnement et de contrôle dans des délais très serrés. Cela a permis de mettre en place de nouveaux systèmes sans ralentir les travaux ni faire l’impasse sur la qualité.

Le timing a été déterminant. Le contrat de gestion du stationnement confié à un prestataire tiers par la ville de Medford devait prendre fin au début de l’exercice 2022, ne laissant que quelques mois pour mettre en place un nouveau système de A à Z. Compte tenu du matériel vieillissant à remplacer et du temps limité pour former les équipes internes aux opérations de stationnement, la ville avait besoin d’une solution pratique pour agir rapidement tout en respectant la réglementation. L’achat coopératif a donné à Medford la flexibilité nécessaire pour respecter sa date de mise en service et jeter les bases d’améliorations continues.

Prochaines ressources à examiner

Étude de cas | La ville de Medford met en place un système de contrôle du stationnement primé 

IPMI Learning Lab | Témoignages sur la meilleure approche pour acquérir des technologies de gestion du stationnement et les inconvénients liés au processus traditionnel d'appel d'offresSystème intégrant la technologie gtechna

Quatre raisons d'utiliser Sourcewell pour les achats groupés 

Sourcewell est une organisation d'achats groupés qui aide les organismes publics à rationaliser leurs achats sans pour autant renoncer à leur contrôle. En lançant des appels d'offres concurrentiels et en attribuant des contrats pour le compte de ses membres, Sourcewell fournit aux équipes chargées des achats des contrats prêts à l'emploi qui permettent d'accélérer les achats, de garantir une conformité rigoureuse et d'offrir une flexibilité pratique. 

Voici quatre raisons pour lesquelles les équipes chargées des achats font appel à Sourcewell.  

Calendriers condensés

Une grande partie du temps consacré aux achats est consacrée à la publication des appels d'offres, à l'évaluation des différentes réponses et à la gestion du calendrier des appels d'offres. Les contrats Sourcewell sont déjà attribués et prêts à être utilisés ; vous pouvez donc éviter des mois de procédures d'appel d'offres préliminaires.

Cela s'avère particulièrement utile lorsque :

• Vous devez composer avec des priorités et des échéances internes
• Vos effectifs ou votre budget sont limités
• Vous avez besoin d'une solution de transition car un contrat arrive à échéance
• Vous répondez à des besoins urgents (intervention d'urgence, réparations, remplacements)
• Vous avez besoin de trouver rapidement des entrepreneurs pour des travaux de construction, des réparations ou des projets immobiliers

Les organismes publics éligibles peuvent s'inscrire gratuitement en tant que membres de Sourcewell. La procédure est simple et l'adhésion n'implique aucun engagement d'achat. Il vous suffit de vérifier la compatibilité, de remplir les conditions locales requises, puis de procéder à l'achat.

Faibles coûts et réduction des risques liés à une sélection fondée uniquement sur le prix

Le prix le plus bas n'est pas toujours le choix le plus avantageux pour le public s'il comporte des risques, impose des contraintes ou entraîne ultérieurement des coûts supplémentaires liés à des avenants, à des niveaux de service insuffisants ou à des résultats de mise en œuvre médiocres.

Lorsque vous achetez via Sourcewell, vous ne négociez pas seul. Vous effectuez vos achats dans un cadre coopératif, soutenu par une forte demande du secteur public.

Cette échelle peut se traduire par :

• Des structures tarifaires plus solides
• Prix maximal (utile pour établir un budget)
• Niveaux de remises sur volume (le cas échéant)

Contrats destinés au secteur public

Les décisions d'achat publiques doivent tenir compte de questions telles que : pouvons-nous justifier cette acquisition, la mettre en œuvre avec succès et la pérenniser à long terme ? Pour répondre à ces exigences spécifiques, un contrat coopératif prend en compte les besoins concrets des marchés publics ; il ne s'agit pas d'une simple liste de prix.

Les contrats attribués par Sourcewell prennent généralement en compte des critères d'évaluation pertinents dans la pratique, notamment :

• Flexibilité contractuelle
• Des conditions générales claires
• Documentation relative à la conformité en matière d'achats
• Prise en compte des exigences en matière d'achats locaux
• Soutien aux objectifs en matière de développement durable et de responsabilité sociale (le cas échéant)

Une flexibilité sans obligations cachées

Vous gagnez en rapidité sans renoncer au contrôle. L'utilisation de Sourcewell est gratuite, sans condition d'achat minimum ni obligation d'achat. 

Du point de vue contractuel, les contrats Sourcewell fonctionnent comme un accord-cadre sur lequel vous pouvez vous appuyer. 

Cela signifie que votre agence peut souvent :

• Choisissez ce dont vous avez besoin parmi les prestations retenues du fournisseur
• Ajouter les conditions générales locales lorsque cela est autorisé
• Élaborer des accords spécifiques à chaque projet (périmètre de mise en œuvre, accords de niveau de service, livrables)
• Assurez le suivi de vos procédures d'approbation internes et de vos contrôles d'achat

De plus, vous n’êtes pas lié à un seul fournisseur. Les agences peuvent choisir de recourir ou non à un contrat coopératif et sélectionner le fournisseur retenu qui répond le mieux à leurs besoins. 

Des procédures d'achat plus rapides, le même niveau de responsabilité : prochaines étapes 

Si vous envisagez de recourir à des achats groupés :

• Vérifiez votre politique locale en matière de marchés publics afin de vous assurer que vous remplissez les conditions requises
• Identifier les achats à venir pour lesquels le délai, la continuité ou les capacités en personnel constituent un sujet de préoccupation
• Découvrez les contrats de coopération disponibles qui correspondent à vos besoins opérationnels

Sourcewell a pour vocation d'aider les organismes publics à fonctionner efficacement sans compromettre la qualité. Que vous soyez soumis à des délais serrés, que vous deviez combler une lacune contractuelle ou que vous cherchiez à moderniser vos opérations sans allonger de plusieurs mois le processus d'approvisionnement, les achats coopératifs via Sourcewell constitue souvent la solution la plus pragmatique.